I. HỒ SƠ:
Hồ sơ được làm thành 03 bộ giống nhau trên giấy khổ A4, đóng bìa, có mục lục và đánh số trang. Mỗi bộ hồ sơ đóng thành 2 tập:
A. Tập I gồm:
1) Trang bìa (mẫu số 7).
2) Bản đăng ký xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh GS hoặc PGS (mẫu số 1).
3) Báo cáo tổng quan kết quả NCKH, công nghệ và đào tạo.
Báo cáo tổng quan kết quả NCKH, công nghệ và đào tạo không quá 10 trang giấy khổ A4. Báo cáo cần nêu quá trình và những ý tưởng chủ yếu, hướng nghiên cứu chính, những đóng góp và kết quả nổi bật và những dự kiến trong NCKH, công nghệ và đào tạo. Lựa chọn tối đa 5 công trình khoa học tiêu biểu nhất của bản thân và thuyết minh vắn tắt về những công trình này.
4) Bằng tốt nghiệp đại học, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ của ứng viên.
5) Bằng tốt nghiệp ngoại ngữ hoặc tài liệu minh chứng sử dụng thành thạo ngoại ngữ.
6) Quyết định phong, công nhận hoặc bổ nhiệm chức danh PGS (đối với ứng viên GS).
7) Các quyết định giao hướng dẫn NCS, HV làm luận văn ThS, bác sĩ, dược sĩ làm chuyên khoa cấp II và sinh viên làm đồ án, khoá luận tốt nghiệp đại học.
8) Bằng tiến sĩ, bằng thạc sĩ, bằng chuyên khoa cấp II, bằng tốt nghiệp đại học của người học đã được cấp mà ứng viên được giao hướng dẫn.
9) Hợp đồng thỉnh giảng, bản nhận xét của thủ trưởng cơ sở GDĐH về kết quả đào tạo hoặc bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng đối với giảng viên thỉnh giảng.
10) Chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, gồm: Quyết định hoặc hợp đồng giao thực hiện chương trình hoặc đề tài NCKH; Biên bản nghiệm thu đề tài; Báo cáo tóm tắt thực hiện đề tài của chủ nhiệm đề tài khi nghiệm thu.
Trường hợp ứng viên không tìm lại được những giấy tờ trên thì phải có văn bản của Thủ trưởng cơ quan cấp quản lý đề tài NCKH xác nhận các nội dung liên quan.
11) Văn bản xác nhận mục đích sử dụng sách của thủ trưởng cơ sở GDĐH .
12) Bằng phát minh, sáng chế và các tài liệu kèm theo.
13) Văn bản hoặc hợp đồng mời giảng dạy của cơ sở GDĐH nước ngoài (có ghi rõ thời gian giảng dạy hoặc NCKH) và Quyết định cử đi nước ngoài giảng dạy hoặc NCKH của cấp có thẩm quyền ở Việt Nam.
Ghi chú:
- Các tài liệu ở các mục 2), 3), 11) là bản gốc.
- Các tài liệu ở các mục: 4), 5), 6), 7), 8), 9), 10), 12), 13) là bản sao.
B. Tập II gồm: Bản chụp các bài báo khoa học đã được công bố, sách phục vụ đào tạo đã được xuất bản, nếu quá dầy có thể đóng thành một số quyển theo thứ tự IIa, IIb, …
Lưu ý:
1) Ứng viên tự đánh giá chất lượng khoa học và xếp theo mức độ chất lượng từ cao xuống thấp, theo từng loại công trình, không xếp theo thứ tự thời gian.
2) Ứng viên phải chịu trách nhiệm về sự chuẩn xác của các nội dung trong hồ sơ đăng ký xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh GS, PGS và các văn bản sao chụp. Khi cần thiết, HĐCDGS nhà nước, HĐCDGS ngành, liên ngành, HĐCDGS cơ sở có thể yêu cầu ứng viên nộp bản chính hoặc tài liệu gốc để đối chiếu.
II. NỘP HỒ SƠ:
1. Ứng viên nộp tại Văn phòng HĐCDGS nhà nước, chậm nhất là ngày 27/4/2016 (trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện):
- "Bản đăng ký xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh GS/ PGS" (mẫu số 1) kèm 2 ảnh mầu 4 x 6: Gửi 01 bản “cứng” theo địa chỉ: Văn phòng HĐCDGSNN, tầng 7 Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường ĐH Bách khoa Hà Nội, số 1 Đại Cồ Việt, Hà Nội và bản “mềm” kê khai trên giao diện của Website HĐCDGSNN: www.hdcdgsnn.gov.vn.
- Ứng viên thuộc các cơ sở GDĐH không có HĐCDGS cơ sở và ứng viên là giảng viên thỉnh giảng nộp thêm đơn theo mẫu số 8.
2. Nộp tại HĐCDGS cơ sở, chậm nhất là ngày 25/5/2016:
- Ứng viên là giảng viên thuộc biên chế của cơ sở GDĐH nộp hồ sơ tại HĐCDGS cơ sở của đơn vị mình;
- Ứng viên là giảng viên thuộc biên chế của cơ sở GDĐH không có HĐCDGS cơ sở và ứng viên là giảng viên thỉnh giảng nộp hồ sơ tại HĐCDGS cơ sở đã được Thường trực HĐCDGS nhà nước giới thiệu đến.
3. Riêng ứng viên thuộc các ngành Công nghệ thông tin, Toán học, Vật lý sau khi đạt kết quả tại HĐCDGS cơ sở thì gửi về Văn phòng HĐCDGSNN:
- Một bộ hồ sơ (bản cứng) như quy định;
- Hồ sơ (bản mềm) được kê khai trên giao diện của Website HĐCDGSNN: www.hdcdgsnn.gov.vn.